Existen en el mercado muchos sistemas que solucionan las necesidades de digitalización de los negocios (conocidos como CRM y ERP), muchos de ellos son muy robustos, potentes y extensos en cuanto a problemas que resuelven. Y, si bien son soluciones que las empresas grandes pueden operar gracias a sus estructuras organizacionales y recursos, no son soluciones adecuadas para todos al generar una serie de inversiones adicionales tanto económicas como de tiempo del personal.

Un factor importante para tomar en cuenta antes de elegir una solución tecnológica que te ayude a automatizar o dar forma a tus procesos de negocio, es el tamaño de tu organización.

Si tus equipos de trabajo consisten en 1 o dos personas por departamento, una solución robusta podría abrumar a tu personal por su nivel de complejidad y las reglas de operación que ya están definidas en dichos sistemas, sin opción a adaptarse a tu forma de trabajo, eso implicará meses o hasta años de adaptación. Aunado a eso, la robustez de los sistemas tiene un costo muy alto a nivel eficiencia de tiempos, pues estos se vuelven lentos mientras más soluciones ofrecen.

A continuación, te dejamos 3 preguntas clave que debes hacerte para tomar una decisión informada sobre qué solución sería la más adecuada para tu negocio.

1. ¿Tu negocio tiene una estructura organizacional extensa?

Esto es, que cuente con equipos de más de dos personas por departamento (Recursos Humanos, Ventas, Mercadotecnia, Sistemas, Logística, Contabilidad y Finanzas).

Si en la actualidad, una sola persona está dedicada a atender 2 o más departamentos o roles, no se recomienda optar por soluciones robustas que te ofrecen la administración de todo el flujo de negocio, ya que el solo hecho de comprender el funcionamiento para un departamento, podría significar una carga adicional para las personas que lo operarían, y esto impactará directamente en tus objetivos de negocio.

Si ese es tu caso, la recomendación es optar por sistemas acotados a tu necesidad principal o al proceso que más le duela a tu negocio hoy en día. Lo que nos lleva a la siguiente pregunta.

2. ¿Cuál es el pilar de la operación de tu negocio?

Algunas empresas enfocan sus esfuerzos a optimizar sus procesos logísticos, otros negocios asignan mayor prioridad a mercadotecnia, o quienes dan la mayor atención y presión al equipo de ventas o equipo comercial.

El área con mayor peso para la gerencia es la que, en muchos casos, dicta la dinámica, prioridades e inversiones del negocio. Sin embargo, eso no debe ser el factor que determine donde debes hacer tu inversión. Si la atención de la gerencia está muy inclinado a un área o proceso específico, vale la pena que se sienten a entender donde estan las actividades que consumen mas tiempo o que generan mas costo operativo para el negocio.

Por eso la importancia de reconocer donde ponemos nuestra prioridad de gestión, pues de ahí concluiremos hacia qué tipo de herramientas tecnológicas debemos priorizar nuestra inversión de negocio, claro, sin dejar de lado al resto de los equipos.

3. ¿Tienes un presupuesto definido para la automatización o digitalización de procesos?

Seguro has escuchado el término “transformación digital” y te parece un concepto que solo las empresas grandes pueden darse el lujo de atender.

La buena noticia es que no es un concepto tan complejo de implementar como suena. La transformación digital es un concepto que busca ayudar a los negocios a pasar sus procesos manuales y rutinarios a procesos automatizados que les generen eficiencias en actividades rutinarias y ahorrar o capitalizar los recursos actuales.

Tareas que talvez vemos como parte de nuestras actividades, como administrar nuestras listas de productos en Excel para estarlas compartiendo a diferentes personas cada semana, son actividades que se pueden digitalizar y eficientizar de manera que nos reduzca tiempo y carga de trabajo y mejorar nuestra calidad de vida. La transformación digital no significa comprar robots sofisticados que reemplacen a nuestros recursos humanos y no debe ser un concepto al cual temerle.

Estas 3 preguntas deben llevarte a una conclusión un poco más aterrizada sobre como iniciar la búsqueda de tu solución ideal. Pero en caso de que no sea así, puedes suscribirte a nuestro boletín bimestral, donde seguiremos hablando de temas de tu interés.

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